Kongress organisieren in Tirol
Schritt für Schritt zum Traumevent
Kongressplanung leicht gemacht dank des All-in-one-Service im Gurgl Carat – Vom kleinen Seminar mit 20 Teilnehmer:innen bis hin zum Kongress mit über 500 Besucher:innen bietet unser professionelles Team Ihnen echten Mehrwert-Service für die Veranstaltungsorganisation in allen Belangen. Vom Catering über die Hotelbuchung, Hotelreservierung, Reservierungstools für die Kongressteilnahme, bis hin zur Planung des Rahmenprogramms und noch viel mehr.
Gemeinsam organisieren wir Ihren Kongress Schritt für Schritt – oder wir helfen Ihnen dabei, Ihre Tagung zu organisieren, ganz gleich in welchem Format.
Services für Ihr Event
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Beratung bei der Planung und Organisation Ihrer Veranstaltung
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Buchung des Caterings und Unterstützung bei der Menüerstellung
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Abwicklung der Buchung von externen Breakout Rooms vor Ort
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Hotelreservierung und Hotelbuchung
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Planung und Organisation vom Rahmenprogramm
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Organisation von Transfers zum und im Veranstaltungsort
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Unterstützung bei der Erstellung eines Gesamtbudgets
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Branding Ihrer Veranstaltung und Unterstützung beim Marketing
Diese Services unterstützen Sie optimal, wenn Sie eine Tagung organisieren möchten.
In besten Händen
Die Organisation eines Events ist sehr umfangreich und mit hohem zeitlichen Aufwand verbunden. Neben der inhaltlichen Planung kommt es bei einer gelungenen Veranstaltung auch auf die Rahmenbedingungen an. Welche Location passt zum Veranstaltungsformat? Wird Catering benötigt? Wo werden die Teilnehmer:innen untergebracht? Als Ihre Agentur vor Ort kennen wir nicht nur die Antworten auf diese Fragen, sondern unterstützen Sie bei der kompletten Organisation Ihres Events. So haben Sie mehr Zeit, sich auf die Inhalte Ihrer Veranstaltung zu konzentrieren.
Kreative Eventideen
Unser Team vom Gurgl Carat unterstützt Sie von der ersten Idee über die Planung und Organisation der Veranstaltung bis zur gelungenen Durchführung. Wir kennen alle relevanten Partner:innen vor Ort, um Ihre Veranstaltung zu einem Event der Extraklasse zu machen. Vom exklusiven Hüttenabend bis zum Gondel-Breakout, vom Branding im Dorf bis zum Galadinner auf über 2.000 Meter, vom Kinoerlebnis bis zum alpinen Teambuilding – wir machen es möglich.
Kongress planen im Gurgl Carat
Als Veranstaltungsprofis wissen wir, worauf es bei der Organisation eines Kongresses ankommt. Deshalb unterstützen wir Sie bei der Planung von Beginn an. Folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung gibt Ihnen einen groben Überblick über die relevantesten Bestandteile des Organisationsprozesses – ganz gleich, ob Sie einen Kongress oder eine Tagung organisieren möchten.
Kongress ist nicht gleich Kongress. Vom wissenschaftlichen Symposium bis zur Jahreshauptversammlung, die Bandbreite an Kongressformaten ist vielfältig. Deshalb geht es in einem ersten Schritt darum, welche Art von Kongress Sie organisieren möchten. Daraus ergeben sich in der Regel auch weitere Vorgaben wie beispielsweise das Thema, die Dauer der Veranstaltung, die Vorlaufzeit etc.
Diese beiden Posten gehen Hand in Hand, denn beliebte Kongresslocations sind schnell ausgebucht. Deshalb sollten Sie zum einen bereits weit im Voraus mit der Planung beginnen, zum anderen auch Alternativtermine parat haben, falls Ihre Wunschlocation an einem Datum bereits ausgebucht sein sollte.
Die Wahl des Veranstaltungsortes hängt dabei eng mit dem vorher definierten Ziel des Kongresses zusammen. Wichtige Faktoren bei der Locationauswahl sind diese: Anzahl der Teilnehmer:innen, Eventbudget, Erreichbarkeit (z. B. Anreisemöglichkeiten, Entfernung zum Wohnort der Teilnehmer:innen), Infrastruktur (insbesondere Unterkünfte, Restaurants, Möglichkeiten für Rahmenprogramme) und Ausstattung der Location (Technik, Interieur, Brandingmöglichkeiten etc.).
Ausgehend von der Kongresslocation können Sie nun alles Weitere für Ihren Kongress planen. Prüfen Sie, welche Ausstattung bereits vorhanden ist und welches zusätzliche Equipment Sie eventuell anmieten müssen. Stühle, Tische, Flipcharts, Beamer, Leinwand und WLAN sind in der Regel in jeder größeren Eventlocation vorhanden. Doch gerade technisches Equipment (wie Mikrofone, digitale Whiteboards, ein Kamerasystem etc.) muss oft separat angemietet werden. Machen Sie sich bereits im Vorfeld Gedanken über die Art der Bestuhlung (Theater, Seminar, Block etc.).
Erfahren Sie mehr über die technische Ausstattung im Gurgl Carat.
Ist die passende Kongresslocation gefunden, so geht es an die Planung von Unterkünften, Verpflegung und Rahmenprogramm. Die Art der Unterkunft hängt dabei maßgeblich vom Budget ab. Hier schließt sich auch gleich das wichtige Thema Verpflegung an. Gibt es in den Hotels und Appartements Frühstück oder bekommen die Teilnehmer:innen dieses im Kongresszentrum? Soll es nur einen schnellen Lunch, z. B. als Flying Buffet, geben? Findet das Abendessen gemeinsam oder getrennt statt? Gibt es besondere Themenabende, die einen gewissen Dresscode erfordern? Auch über die Rahmenprogramme während des Kongresses sollten Sie sich im Vorfeld Gedanken machen. Welche Möglichkeiten gibt es vor Ort? Ist die Teilnahme freiwillig oder verpflichtend? Erfordert das Rahmenprogramm eine bestimmte Kleiderwahl, die vorher kommuniziert werden muss?
Die grobe inhaltliche Planung findet bereits bei Schritt #1 statt. Nun geht es darum, diese zu finalisieren und einen genauen Zeitplan aufzustellen. Sie wissen nun, wann die Teilnehmer:innen ankommen, wie die Essenszeiten sind und welche Rahmen- und Abendprogramme bereits auf der Agenda stehen. Jetzt ist zudem der richtige Zeitpunkt, um die Auswahl der Vortragenden zu finalisieren. Auch die Vermarktung sollte spätestens jetzt auf Hochtouren laufen.
Erleben Sie jeden Winkel vom Gurgl Carat virtuell.
Häufig gestellte fragen
Bei der Planung und Organisation von Kongressen, Meetings und Events gibt es viel zu beachten. Grob lässt sich die Planung in zwei Blöcke unterteilen: die inhaltliche Planung und die formelle Planung. Bei der inhaltlichen Planung geht es darum, welche Themen auf Ihrem Kongress behandelt werden, welche Speaker:innen vortragen werden und wer teilnehmen darf. Bei der formellen Planung geht es um die organisatorische Seite des Events: wo findet es statt, wie viele Teilnehmer:innen passen in die Location, welche Unterkünfte stehen zur Verfügung, wie ist die Anreise geregelt etc. Damit Sie sich voll und ganz auf die inhaltliche Planung Ihres Events konzentrieren können, kümmert sich das Gurgl Carat um die formelle Organisation des Events vor Ort. Ob Sie einen Kongress oder eine Tagung organisieren: Wir unterstützen Sie mit Erfahrung, einem starken Partnernetzwerk und den passenden Services. Lesen Sie hier alles über unser Service-Angebot.
Bei einem Kongress wird über ein bestimmtes Thema diskutiert und debattiert. Dabei kann ein Kongress aus mehreren Veranstaltungsteilen bestehen, wie zum Beispiel Workshops, Seminare, Diskussionen im Plenum, Ausstellungen, Rahmenprogramme etc. Sie möchten Ihren Kongress in den Alpen organisieren? Das Gurgl Carat unterstützt Sie bei der Planung Ihres Kongresses. Erfahren Sie hier alles über den Service.
Für die Organisation eines Kongresses sollten Sie mindestens 12 Monate Vorlaufzeit einplanen. Gerade bei größeren Formaten oder internationalen Tagungen ist eine frühzeitige Planung entscheidend, da beliebte Termine und Locations schnell vergeben sind. Eine rechtzeitige Organisation gibt Ihnen zudem genügend Zeit, um Inhalte, Speaker:innen, Hotelkontingente und das Rahmenprogramm optimal vorzubereiten. Für kleinere Tagungen oder Seminare kann die Vorlaufzeit kürzer sein, doch auch hier empfehlen wir eine möglichst frühzeitige Abstimmung. Das Gurgl Carat-Team unterstützt Sie bei allen Schritten, damit Sie Ihren Kongress oder Ihre Tagung effizient organisieren können-
Im größten Saal des Gurgl Carat, dem Schalfkogel, finden in Thaterbestuhlung bis zu 500 Personen Platz. Je nach Bestuhlung variiert die Kapazität: In Theaterbestuhlung ist die maximale Anzahl möglich, während Bankett-, Seminar- oder U-Form-Bestuhlung weniger Plätze zulässt. So können Sie Ihren Kongress oder Ihre Tagung individuell an das gewünschte Format anpassen. Mobile Trennwände und flexible Raumkonzepte ermöglichen zudem, kleinere Gruppen separat zu platzieren. Damit bleibt Ihre Eventplanung maximal flexibel – egal, ob Sie eine Tagung im kleinen Kreis oder einen internationalen Kongress organisieren.
Im Gurgl Carat ist hochwertige Standardtechnik fix verbaut – darunter moderne Licht-, Ton- und Projektionstechnik. Für Kongresse und Tagungen stehen leistungsstarke Beamer, eine 100 m2 Leinwand, Mikrofone und Tonanlagen bereit. Zusätzlich können Sie Spezialtechnik wie Kamerasysteme, digitale Whiteboards oder interaktive Tools flexibel dazubuchen. Auch für hybride Kongresse bieten wir passende Setups. So erhalten Sie ein maßgeschneidertes Technikpaket, das exakt auf Ihr Veranstaltungsformat zugeschnitten ist – von der klassischen Tagung bis zum multimedialen Produktlaunch.
Ja, wir bieten Regie, Recording und Livestream-/Hybrid-Setups komplett aus einer Hand. Damit können Sie Kongresse und Tagungen sowohl vor Ort als auch digital perfekt inszenieren. Unser Team sorgt für reibungslose Abläufe, egal ob Sie ein Recording für eine spätere Nutzung benötigen oder einen Livestream in Echtzeit wünschen. Von der Kameraführung bis zur technischen Regie sind alle Komponenten aufeinander abgestimmt. So sparen Sie sich die Koordination mit externen Dienstleistern und haben ein zuverlässiges Setup für hybride Kongresse.
Ja, Hotelkontingente in Gehdistanz können reserviert und zentral verwaltet werden. Direkt rund um das Gurgl Carat stehen mehr als 20 Hotels der 4- und 5-Sterne-Kategorie sowie zahlreiche Apartments zur Verfügung. Damit sind alle Teilnehmer:innen Ihrer Tagung oder Ihres Kongresses bequem untergebracht – und das nur wenige Gehminuten von der Location entfernt. Wir übernehmen auf Wunsch die Kontingentverwaltung und erleichtern so die gesamte Organisation. Für Ihre Gäste bedeutet das kurze Wege und höchster Komfort, für Sie ein reibungsloser Ablauf.
Seit Sommer 2025 ist das Gurgl Carat Träger des Österreichischen Umweltzeichens. Damit sind ressourcenschonende Meetings und Events möglich, bei denen Umweltbewusstsein, Regionalität und Qualität im Vordergrund stehen. Besucher:innen profitieren unter anderem von der einfachen Anreise ohne eigenes Auto, einem durchdachten Abfallkonzept, barrierefreien Angeboten und regionaler sowie fair produzierter Verpflegung.
Die Anreise für Kongresse und Tagungen ist komfortabel und kann effizient organisiert werden. Gäste reisen mit Bahn, Flugzeug oder Auto an, vor Ort sind Shuttle-Services möglich. Für Technik und Equipment gibt es eigene Ladezonen mit abgestimmten Zeitfenstern, sodass LKWs und Lieferungen problemlos be- und entladen werden können. Parkplätze und E-Ladestationen stehen ebenfalls zur Verfügung. Damit sind sowohl Teilnehmende als auch Veranstalter:innen bestens versorgt – von der komfortablen Anreise bis zur professionellen Logistik hinter den Kulissen.
25 Breakout-Räume stehen parallel zur Verfügung und bieten Platz für Gruppen zwischen 10 und 110 Personen. Sie eignen sich perfekt für Workshops, Arbeitsgruppen oder vertrauliche Gespräche während Ihres Kongresses. Jeder Raum ist fußläufig erreichbar und überzeugt mit seinem eigenen Charme. Durch die Nähe zum Hauptsaal lassen sich Sessions reibungslos (mit einem kleinen Spaziergang) in den Ablauf integrieren. So können Sie Ihre Tagung oder Ihren Kongress abwechslungsreich gestalten und sowohl Plenum als auch Kleingruppen effizient nutzen.
Für große Kongresse und Streams steht eine leistungsstarke Netzwerkinfrastruktur zur Verfügung. Hohe Bandbreiten garantieren stabiles WLAN für mehrere hundert Teilnehmer:innen gleichzeitig. Für besonders sensible Anwendungen können eigene Netzwerke oder separate Leitungen eingerichtet werden. Auf Wunsch lässt sich die Bandbreite zudem auf bis zu 1 Gbit/s im Up- und Download erhöhen. Damit sind Livestreams, Hybrid-Formate und digitale Interaktionen zuverlässig umsetzbar. Ob internationale Tagung oder wissenschaftlicher Kongress – Sie profitieren von einer Netzwerkinfrastruktur, die technisch auf höchstem Niveau ist.
Ja, es gibt zahlreiche Referenzen und Case Studies zu erfolgreich durchgeführten Kongressen und Produktlaunches. Das Gurgl Carat war bereits Gastgeber für internationale Tagungen, wissenschaftliche Symposien und große Firmenveranstaltungen. Diese Beispiele zeigen, wie flexibel die Location ist und wie individuell jedes Event umgesetzt werden kann. Gerne stellen wir Ihnen passende Referenzen bereit, damit Sie einen Eindruck gewinnen, wie auch Ihr Kongress oder Ihre Tagung im alpinen Umfeld umgesetzt werden kann.
Einen ersten Einblick bekommen Sie hier: